Salle Polyvalente

Commune de Saint Didier sous Aubenas
300, route de Montélimar
Tél. : 04.75.35.16.84 – Fax : 04.75.35.42.80
E.mail : ma-stdsa@inforoutes-ardeche.fr

REGLEMENT DE LA SALLE POLYVALENTE

I. CONDITIONS GENERALES

Article 1 : La salle polyvalente est réservée essentiellement aux associations et habitants de Saint Didier sous Aubenas (y compris les propriétaires de résidence(s) secondaire(s)). Elle peut être louée à des associations ou des particuliers extérieurs à la commune. Elle peut également être utilisée à des fins commerciales.

Toute utilisation exceptionnelle fera l’objet d’une étude au cas par cas soumise à délibération du Conseil municipal.

Article 2 : Les associations de la commune établiront avec la municipalité un calendrier annuel de leurs manifestations au cours du mois de juin. A l’issue de cette réunion la salle sera ouverte à la location pour les particuliers.

Article 3 : Les demandes de réservation sont à déposer en Mairie. Le dossier devra comprendre :

La demande de réservation dûment complétée et signée ;
Un chèque de réservation représentant la moitié du montant de la location.

Tous ces documents seront établis au nom de l’utilisateur.

Le chèque de réservation ne sera pas restitué pour l’annulation d’une location formulée dans un délai inférieur à 30 jours.

L’annulation d’une manifestation de week-end par une association, moins d’un mois avant la date, entraînera la facturation de la moitié du montant d’une location au tarif Saint Didier.

Article 4 : La location est conditionnée par la présentation d’une attestation d’assurance “responsabilité civile associations” pour les associations de la commune et hors commune.

Si les locaux sont prêtés à l’année, l’association devra non seulement souscrire une assurance “responsabilité civile associations” mais également une garantie “dommages” pour le matériel lui appartenant.

Quant aux particuliers, ils devront produire une attestation d’assurances “responsabilité civile fête” précisant que la salle polyvalente de Saint Didier est assurée pour la période de location.

Article 5 : Pour les locations de week-end, la remise des clefs aura lieu le vendredi matin, sur rendez-vous. Un état des lieux sera signé conjointement par le responsable de la salle et par le locataire.

Un chèque de caution pour la location et un chèque de caution pour le nettoyage dont les montants sont fixés par délibération du Conseil Municipal seront exigés au moment de la remise des clés, tant pour les particuliers que pour les associations. En fin de période de location, un état des lieux contradictoire est dressé.

La restitution des chèques de caution se fera dans un délai dix jours à compter de la date de l’état de lieux de sortie.

En cas de dommages constatés ou de manquement dans le ménage, les chèques de caution seront encaissés. Lorsque le montant des chèques de caution est insuffisant pour couvrir les dégâts, une facture de remise en état est adressée au locataire.

Article 6 : Il est formellement interdit :

• d’établir un double des clefs ;
• de sous louer la salle ;
• de confectionner des repas dans le local cuisine ;
• de percer des trous, de planter des clous, de coller des documents aux murs, sur les portes ou sur les vitres, d’utiliser des rubans adhésifs ou tout autre fixateur ;
• de stocker du matériel et des matériaux non conformes.

Article 7 : Il est impératif de tenir les fenêtres et les portes fermées pour assurer les meilleures conditions d’utilisation du chauffage en hiver et de la climatisation en été.

Les extincteurs situés dans la salle ne sont à utiliser qu’en cas d’extrême nécessité. L’utilisateur s’engage à les remplacer en cas d’utilisation non justifiée et à prendre à sa charge les dégâts collatéraux.

Article 8 : Aucun véhicule ne doit stationner devant la porte d’entrée et les issues de secours. L’entrée du parking doit être laissée libre à la circulation.

Article 9 : Propreté de la salle et nettoyage du matériel (à compter du 1er octobre 2013).

Les tables et les chaises utilisées doivent être nettoyées et rangées ; elles doivent être déplacées obligatoirement à l’aide des chariots prévus à cet effet.
Les sanitaires doivent être nettoyés (+ faïences).
La cuisine doit être nettoyée (évier, plans de travail, faïences, chariot, réfrigérateurs, plaques de cuisson, four…).
Une pastille de lavage pour le lave-vaisselle est remise à chaque utilisateur (1 pastille = 3 cycles de lavage).
L’ensemble des locaux doit être parfaitement balayé. Le lavage des sols est effectué par les services communaux.
Un chariot de nettoyage est à disposition des organisateurs. Il doit être rendu en parfait état de propreté.
Les produits d’entretien sont fournis par les organisateurs.
Après le nettoyage de la salle, les utilisateurs doivent mettre les poubelles dans les containers situés à proximité de la salle en respectant le tri sélectif.
Le nettoyage du parking, des espaces verts et de tous les abords du bâtiment doit être effectué par le locataire.

Article 10 : Tout manquement à l’article 9 sera sanctionné soit par :

l’encaissement du chèque de caution « nettoyage »,
la suppression éventuelle de locations gratuites de l’année pour les associations de la commune.

Article 11 : La puissance des appareils musicaux devra être réduite à compter de 1 heure du matin à un niveau sonore respectant la tranquillité des riverains.

Lorsque les manifestations sont terminées, l’utilisateur s’assure qu’il ne reste personne à l’intérieur, vérifie que toutes les portes de sécurité et les vasistas sont fermés, que toutes les lumières sont éteintes, avant de fermer les portes d’accès de la salle.

La circulation des véhicules devra se faire dans le respect de la tranquillité du voisinage.

Article 12 : Tout manquement aux articles 6 et 11 sera sanctionné soit par :

l’encaissement éventuel du chèque de caution déposé au moment de la remise des clés par les
particuliers de la commune, hors commune, et pour les associations hors commune,
la suppression éventuelle de locations gratuites de l’année pour les associations de la commune.

Article 13 : Les capacités de la salle sont de :

• 273 personnes debout
• 225 personnes assises (conférence ou repas sans piste de danse)
• 180 personnes assises (repas avec piste de danse et orchestre)

Article 14 : La salle est équipée d’un téléphone accessible pour les numéros d’urgence : 112

Article 15 : En aucun cas la municipalité ne pourra être tenue responsable des accidents qui pourraient survenir tant dans la salle que sur ses abords durant l’utilisation de celle-ci par des particuliers ou des associations.

Article 16 : Les prix de location et autres tarifs pourront être révisés par délibération du Conseil Municipal.

II. UTILISATION

Soirée de la Saint-Sylvestre :

Les demandes d’utilisation de la Salle Polyvalente pour la soirée de la Saint-Sylvestre, par les associations et par les particuliers, sont à adresser en Mairie avant le 31 mai.

Les associations et les particuliers de la commune restent prioritaires.

L’attribution de la salle pour cette date se fera lors de la réunion du mois de juin pour l’élaboration du planning d’utilisation de la Salle Polyvalente.

En cas de candidatures multiples, la priorité sera donnée à l’association ou au particulier qui n’en a jamais bénéficié à cette date. Un tirage au sort sera effectué si les associations ou les particuliers en ont bénéficié du même nombre de fois depuis la mise en application du nouveau règlement de la salle polyvalente approuvé par délibération en date du 4 octobre 2010.
En cas de litige le Conseil Municipal sera seul habilité à trancher.

Un particulier ou une association ne pourra pas bénéficier de la salle pour cette soirée deux années consécutives (sauf en cas de non concurrence).

L’utilisation de la Salle Polyvalente pour la soirée de la Saint-Sylvestre sera obligatoirement facturée au tarif « week-end » en vigueur, même pour les associations de la commune.

A – ASSOCIATIONS DE LA COMMUNE

A-1. A partir de l’année 2012, les associations de la commune auront droit à deux week-ends par an totalement gratuits par année civile (pas de location). A partir de la 3ème location, utilisation “normale” payante, aux tarifs en vigueur.

Il est rappelé que l’annulation d’une manifestation d’un week-end « gratuit » par une association, moins d’un mois avant la date, entraînera la facturation de la moitié du montant d’une location au tarif Saint Didier.

A-2. Les utilisations hebdomadaires sont autorisées sauf le samedi et le dimanche. Exceptionnellement, la Mairie se réserve le droit et la priorité pour la location de la salle.

A-3. La salle et les annexes seront laissées libres de tout matériel. Le nettoyage reste à la charge de l’association prenante.

En cas de dégradation, le montant de la remise en état devra soit être couvert par l’assurance obligatoire de l’association, par l’encaissement des chèques de caution ou être prélevé sur la subvention annuelle

A-4. Le Président de l’association prenante s’engage par écrit à ne pas faire établir le double des clés. Les associations qui utilisent la salle hebdomadairement devront retirer les clés en début de saison (septembre année n) et les restituer en fin de saison (juin année n + 1).

En cas de pertes de celles-ci, l’association s’engage à les remplacer à ses frais.

A-5. Belote et loto.
Est considérée comme une seule utilisation, gratuite et exceptionnelle suivant le cas, la réalisation d’un concours de belote le samedi et d’un loto le dimanche par une même association.

B – PARTICULIERS DE ST-DIDIER-SOUS-AUBENAS et HORS ST DIDIER et ASSOCIATIONS :

La location comprend la salle, l’utilisation de la cuisine et les sanitaires.
Les tables et les chaises sont mises à disposition.
Le chauffage ou la climatisation sont compris dans les tarifs indiqués.

Le Maire,
Richard MASSEBEUF